Come funziona,
in una riga.
Giulia sceglie il cliente e cosa serve. Parte una mail con un link: il cliente lo apre dal telefono, fotografa o allega, e il file entra nella sua cartella con il nome giusto. Chi non ha risposto resta in evidenza, e il sollecito parte da solo se volete.
Sono schermate vere del prodotto, non disegni. Quella che vede il cliente è negli approfondimenti, in fondo.
Dalla conferma
al primo giro, in tre passaggi.
Due call con noi, e in mezzo lo studio lavora. Si parte dopo il pagamento, sul vostro studio e con i vostri clienti: non c'è un ambiente di prova da attraversare prima. I tempi valgono se gli accessi arrivano: senza l'export delle anagrafiche e la casella da collegare, la prima call slitta.
Accettate le condizioni qui sotto e pagate la prima mensilità. Da lì l'ambiente dello studio è vostro e l'avvio è fissato.
- Prepariamo noi
- L'ambiente, il contratto e la nomina a responsabile del trattamento, la fattura.
- Serve da voi
- P.IVA e dati di fatturazione, chi firma per lo studio, il metodo di pagamento.
Configuriamo insieme la richiesta documenti e la mandiamo per davvero ai primi dieci clienti, mentre siamo in call. Non è una demo: sono richieste vere.
- Prepariamo noi
- Anagrafiche importate dal vostro export, modelli di richiesta, cartelle e regole di archiviazione.
- Serve da voi
- L'export delle anagrafiche da TeamSystem (CSV o Excel), la casella da collegare con chi ha la password, e Giulia in call.
Guardiamo cosa è tornato e cosa si è inceppato, sistemiamo, e controlliamo che Giulia mandi il secondo giro senza di noi. Se non è autonoma, la call non è finita.
- Prepariamo noi
- Il conto di cosa è partito, cosa è tornato e in quanti giorni, sui vostri clienti.
- Serve da voi
- Un secondo giro di richieste già mandato, e le cose che non hanno funzionato.
Cosa succede
quando il cliente riceve un link.
228 invii a clienti veri, in quattro mesi, da uno studio che usa Mastro ogni settimana. Sono F24 da approvare, non richieste di documenti: il giro del cliente è lo stesso, ma il dato è su quel flusso e non su questo.
Chi non risponde entro una settimana quasi mai risponde dopo: lì conviene una telefonata, e Mastro vi dice a chi. I vostri numeri li misuriamo alla verifica, sui vostri clienti: quanto tempo passa oggi in studio fra la richiesta e il documento lo contiamo insieme il primo giorno, non lo scriviamo noi.
Cosa firmate,
e cosa succede dopo.
Il resto,
se vi serve.
Vedi cosa riceve il cliente
Una richiesta vera, mandata da uno studio di prova a un cliente di prova: è esattamente la pagina che vedrà il vostro cliente, con lo stesso caricamento e la stessa scritta sulla scadenza. Non serve provarla per partire, è qui se avete curiosità.
Il codice è MASTRO. Lo scriviamo qui apposta: serve solo a evitare che la prova finisca sui motori di ricerca.
Codice non giusto. È scritto qui sopra: MASTRO.
Due cose, esattamente come le vede il vostro cliente.
È tutto di un cliente finto, dentro uno studio interno che non contiene nessun dato reale. Nessuno riceve email e niente tocca i vostri clienti.
Cosa potrete aggiungere dopo
Partiamo da questo flusso. In seguito potrete accendere le altre aree, quando servono a voi: sono già dentro il piano, non si pagano a parte e non c'è un calendario da rispettare.
- Posta e PEC nello stesso posto, divise per cliente, con la bozza di risposta già pronta.
- Archivio che si compila da solo: ogni documento in cartella con il nome giusto, conservato a norma per dieci anni.
- Scadenze fiscali e non fiscali, assegnate a chi le segue, con i documenti da chiedere al cliente.
- F24 che il cliente approva dal telefono prima del 16, con data e ora.
- Mandati e contratti firmati dal telefono con firma elettronica.
- Antiriciclaggio: fascicolo, adeguata verifica firmata dal cliente, monitoraggio e segnalazione.
- Preventivi, parcelle e incassi con carta, sul conto dello studio.
- Area clienti col vostro nome, dove i clienti vedono documenti e scadenze da soli.
Devo cambiare gestionale?
No. Bilanci, dichiarativi e contabilità restano in TeamSystem. Mastro fa quello che il gestionale non fa: le richieste ai clienti, i documenti, le scadenze operative, le firme e gli incassi. Non si collega in tempo reale: le anagrafiche si importano una volta da un export, e da lì restano qui.
Quanto lavoro richiede al mio team?
Il primo giorno: un'ora di call con Giulia, l'export delle anagrafiche e la password della casella da collegare. Poi il tempo che già spendete a rincorrere i documenti, che diventa meno. Nessuno deve imparare un gestionale nuovo: chi manda le richieste usa una schermata sola.
Chi ci segue se ci blocchiamo?
Durante l'avvio, Maria Pia e Lorenzo: le due call sono con loro, e nel mezzo si scrive a hello@optlyx.com. Dopo l'avvio l'assistenza è per mail, con risposta entro un giorno lavorativo. Non mandiamo un articolo di aiuto: risponde una persona che conosce la fiscalità italiana.
Cosa succede se interrompiamo?
Disdite dalle impostazioni, senza preavviso e senza penali: vale dalla fine del mese già pagato, che non si rimborsa. I documenti restano vostri e si esportano — PDF firmati, file originali, elenco clienti — e alla chiusura avete trenta giorni per portarli via. Le richieste già mandate ai clienti restano leggibili fino a quel momento.
Dove sono i nostri dati, e chi li vede
I documenti sono archiviati in Italia, il database operativo in Svizzera, Paese riconosciuto adeguato dalla Commissione europea, e l'applicazione in Belgio. Alla conferma firmiamo la nomina a responsabile del trattamento. L'elenco completo dei fornitori e dei trasferimenti è nel dossier privacy pubblico.
Cosa non promettiamo
- Che userete ogni pezzo di Mastro: decidiamo insieme cosa serve al vostro studio, e il resto resta spento.
- Risultati senza i primi dieci invii: quelli li mandiamo insieme in call, poi vanno avanti da soli.
- Che i clienti rispondano tutti. Chi non risponde entro una settimana va chiamato: Mastro vi dice chi è, non telefona al posto vostro.