Dove stanno
i vostri dati

I documenti in Italia. Il database in Svizzera, Paese che l'Unione Europea riconosce come adeguato. L'elaborazione in Belgio e a Milano. Alcuni servizi trattano dati anche fuori dall'area europea (pagamenti, email di sistema, SMS di firma e, se li attivate, WhatsApp, centralino Twilio, agente vocale, Telegram e assistenti esterni): l'elenco è nel registro dei fornitori. La tabella completa è nella sezione 02.

Che il fornitore è nominato responsabile del trattamento, con nome e cognome nell'informativa che già consegnate. Non c'è nulla da nascondere al cliente finale, c'è una riga da aggiungere. E vale la pena capovolgere la domanda: oggi quei documenti viaggiano su messaggistica e allegati email non cifrati. La domanda giusta non è «posso metterli qui», è «posso continuare a tenerli dove stanno adesso».

Tecnicamente esiste un accesso amministrativo. La differenza sta nelle regole: si accede solo su vostra richiesta di assistenza, per gestire un incidente di sicurezza, o per obbligo di legge, e il numero di persone abilitate è ridotto al minimo. L'assistenza entra dall'applicazione solo con una sessione che ha un motivo e una scadenza (al massimo otto ore) e richiede il secondo fattore: la sessione compare nel registro del vostro studio, vi viene notificata, potete chiuderla e potete chiedere che nessun accesso avvenga senza il vostro sì. L'accesso tecnico diretto all'infrastruttura resta possibile, per i soli casi indicati.

Per le funzioni AI della piattaforma no, ed è escluso per contratto. Usano Gemini su Vertex AI di Google Cloud, i cui termini vietano a Google di usare i dati del cliente per addestrare i propri modelli. Non esiste un apprendimento fra studi diversi e non rivendiamo nulla a nessuno. L'agente vocale è diverso: usa un altro fornitore (Vapi), il cui contratto gli permette di usare le chiamate per migliorare il proprio servizio. Per questo è spento finché non lo attivate voi.

Esiste una procedura scritta prima che servisse: chi valuta, in quanto tempo, chi avvisa voi che siete i titolari, con i moduli di notifica già pronti. Vi avvisiamo entro ventiquattro ore dalla scoperta, come prevede l'accordo sul trattamento. Le settantadue ore previste dalla norma per la notifica al Garante sono vostre e decorrono da quando ne venite a conoscenza. Sui dati: ripristino a un istante preciso nel tempo, backup del database e copia giornaliera dei documenti con 98 giorni di conservazione; la prova di ripristino è stata fatta il 18 ottobre 2026.

Trenta giorni dalla cessazione per esportare tutto, con documenti nel formato originale e dati strutturati in formato aperto, poi la cancellazione, salvo ciò che la legge impone di conservare. L'esportazione completa il titolare la avvia anche da sé, in Impostazioni, e resta scaricabile per sette giorni. Il dettaglio è nella sezione 07.

Il segreto professionale resta integralmente vostro. Noi siamo un fornitore tecnico nominato, tenuto alla riservatezza per contratto, che tratta i dati solo su vostra istruzione e non può usarli per finalità proprie. È la stessa logica con cui vi avvalete di un fornitore di conservazione o di un gestionale: cambia lo strumento, non cambia chi è tenuto al segreto.

A voi, che siete il titolare. Se una richiesta arriva direttamente a noi non la eseguiamo: la inoltriamo a voi entro cinque giorni, informando l'interessato di chi è il titolare. Il nostro compito è assistervi, con riscontro entro dieci giorni lavorativi, così da rientrare comodamente nel mese che avete a disposizione.

Sì. Il diritto di verifica del titolare sul responsabile è previsto dall'art. 28. Lo onoriamo mettendo a disposizione il pacchetto documentale completo e il registro dei fornitori. Le sessioni di assistenza sui vostri dati sono visibili direttamente nelle impostazioni dello studio.

Nessuna registrazione diventa definitiva senza la conferma del professionista: la macchina prepara e propone, l'atto resta vostro. Non è un cavillo per scaricare la responsabilità, è la condizione perché il sistema sia utilizzabile da chi risponde in proprio del proprio lavoro. Se la proposta è errata, l'errore è visibile prima di produrre effetti, e ogni azione è tracciata per ricostruire cosa è stato proposto e cosa confermato.

I documenti restano nel formato in cui li avete caricati e, se usate l'archivio collegato al vostro Google Drive o OneDrive, quelli archiviati stanno già lì. Per i dati strutturati c'è l'esportazione per singolo cliente e quella completa dello studio, che il titolare avvia da sé in Impostazioni. Nessun formato proprietario, nessuna conversione che renda i vostri archivi illeggibili altrove.

È la distinzione giusta, ed è il motivo per cui esiste questa pagina. L'addendum del fornitore cloud copre il primo piano. Il secondo lo copriamo noi e lo dimostriamo: separazione fra studi in chiusura predefinita sulle regole del database, test automatici di isolamento, redazione dell'output dei modelli sulle funzioni principali, controlli sui file in ingresso. Il terzo è documentale: registro dei trattamenti, procedura di violazione, gestione dei fornitori, conservazione.

No, e non lo dichiariamo. La policy di sicurezza usa la struttura dei controlli ISO come organizzazione del lavoro, senza pretesa di certificazione. La certificazione è un percorso da avviare quando la dimensione del cliente tipo lo richiede, non un adesivo da mettere prima.

Esatto, ed è il motivo per cui trattiamo la riservatezza come requisito di prodotto e non come capitolo legale. Il professionista non teme la sanzione, quei dati non sono suoi: teme la telefonata del proprio cliente. Le tre risposte, in ordine: non aggiungiamo un passaggio, ne sostituiamo uno peggiore; il professionista resta titolare e lo dichiara nella propria informativa; nessun dato alimenta l'addestramento di modelli, salvo l'agente vocale se attivato (sezione 05).

La separazione fra clienti è strutturale e non peggiora con la scala: non c'è un controllo applicativo da rifare quando i clienti si moltiplicano, perché la chiusura è predefinita a livello di regole del database e verificata da test.

No, nessuna violazione dei dati. Se dovesse succedere, si segue la procedura descritta nella sezione 06, scritta prima che serva.

Il registro dei fornitori riporta ruolo, accordo applicabile e base del trasferimento per ciascuno. Le sostituzioni si comunicano agli studi con preavviso e diritto di opposizione motivata o, per i fornitori che non danno preavviso, secondo il punto 5.d dell'accordo sul trattamento. Sul motore di AI della piattaforma la dipendenza è reale e la trattiamo come tale: l'esclusione dall'addestramento è un requisito non negoziabile per qualunque alternativa.

Non intenzionalmente, ma sarebbe ingenuo escluderlo: un certificato medico dentro una pratica del personale è un dato dell'art. 9 che può arrivare in archivio. Quel documento ha gli stessi controlli di accesso del resto dell'archivio.

La valutazione d'impatto è redatta per il servizio di automazione contabile. Sulla nomina del responsabile della protezione dei dati non ricorrono i presupposti di obbligatorietà per la nostra struttura. Il contatto per qualunque richiesta è hello@mastro.tax.